Ja plānojat strādāt, mācīties, precēties vai dzīvot ārvalstīs, ļoti iespējams, ka kādā brīdī sastapsieties ar jēdzienu Apostille. Daudzi klienti jautā: “Kas ir Apostille?”, “Kāpēc tas ir vajadzīgs, ja man jau ir notariāli apliecināts dokuments?” un “Vai pietiek tikai ar tulkojumu?”. Šajā rakstā saprotami izskaidrosim, kas ir Apostille, kā tas atšķiras no parasta notariāla apliecinājuma un kādos gadījumos tas ir nepieciešams, kā arī sniegsim praktiskus piemērus no ikdienas situācijām.

Ja jums nepieciešama palīdzība ar dokumentu sagatavošanu, to tulkošanu un apliecināšanu, varat vērsties pie tulkošanas biroja Littera24, kas ikdienā strādā ar notariāli apliecinātiem tulkojumiem, Apostille un dokumentu legalizāciju dažādām valstīm.

Kas ir Apostille?

Apostille ir īpašs apliecinājums, kas apstiprina publiska dokumenta paraksta, parakstītāja statusa un zīmoga īstumu. Vienkāršāk sakot – Apostille apliecina, ka dokuments tiešām ir izdots un parakstīts attiecīgajā valstī, un to var atzīt citā valstī, kas ir pievienojusies 1961. gada Hāgas konvencijai.

Svarīgi saprast, ka Apostille neapstiprina dokumenta saturu (piemēram, vai līguma punkti ir jums izdevīgi), bet gan formu – to, ka dokuments ir īsts, paraksts un zīmogs ir patiesi un dokumentu ir izdevusi kompetenta iestāde vai amatpersona.

Apostille un notariāli apliecināts tulkojums – kāda ir atšķirība?

Ļoti bieži cilvēki jauc divus pilnīgi atšķirīgus jēdzienus – notariāli apliecinātu tulkojumu un Apostille. Šeit palīdz vienkāršs salīdzinājums:

• Notariāli apliecināts tulkojums – notārs apliecina, ka tulkotājs ir parakstījis tulkojumu, un apstiprina paraksta īstumu. Tas nodrošina, ka tulkojumu ir veikusi konkrēta persona (tulkotājs), un par to ir atbildība. Plašāk par šo procedūru varat lasīt rakstā par notāra apliecinājumu.
• Apostille – kompetentā iestāde (parasti Ārlietu ministrija vai cita pilnvarota institūcija) apliecina notāra vai citas amatpersonas parakstu un zīmogu. Tas padara dokumentu starptautiski atzītu starp Hāgas konvencijas dalībvalstīm.

Daudzos gadījumos ārvalstu iestādes prasa abus – gan notariāli apliecinātu tulkojumu, gan Apostille uz oriģinālā dokumenta vai notariālā akta. Tāpēc ir svarīgi jau sākumā noskaidrot konkrētās valsts un konkrētās iestādes prasības.

Latvijā bieži tiek lietots arī jēdziens “zvērināts tulks”, lai gan formāli šādas profesijas nav. Par to, kā praksē darbojas “zvērināts tulks” pakalpojums Latvijā, esam sagatavojuši atsevišķu skaidrojumu.

Kad Apostille ir vajadzīgs? Praktiski piemēri

Apostille parasti ir nepieciešams, ja oficiālus dokumentus izdod vienas valsts iestāde, bet tie jāizmanto citā valstī. Daži biežākie piemēri:

• Studijas ārvalstīs. Universitātes ārzemēs bieži prasa diplomus, sekmju izrakstus un citu izglītības dokumentu tulkojumus ar notariālu apliecinājumu un Apostille. Bez Apostille dokuments var netikt atzīts kā oficiāls.
• Darbs un migrācija. Pieteikumi darbam, darba atļaujai vai uzturēšanās atļaujai var prasīt izziņas par sodāmību, civilstāvokli, izglītību u.c. Šiem dokumentiem parasti nepieciešams gan tulkojums, gan apostille, lai tos pieņemtu ārvalstu iestādes.
• Laulība ārzemēs. Ja plānojat precēties citā valstī, bieži tiek prasīta dzimšanas apliecība, izziņa par ģimenes stāvokli, šķiršanās vai miršanas apliecība (ja bijusi iepriekšēja laulība) ar apostille.
• Uzņēmējdarbība. Uzņēmuma reģistrācijas dokumenti, statūti, pilnvaras un citi juridiskie dokumenti, kurus izmanto ārvalstu partneru priekšā vai ārzemju reģistros, bieži vien jāapliecina ar apostille.
• Mantojuma un tiesu lietas. Tiesu spriedumi, notariālie akti, pilnvaras un citi dokumenti, kas tiek iesniegti ārvalstu tiesās vai iestādēs, parasti netiek pieņemti bez apostille.

Ja jums ir šaubas, vai konkrētajam dokumentam nepieciešams apostille, vislabāk pajautāt iestādei, kurai dokuments tiks iesniegts, vai konsultēties ar profesionālu tulkošanas biroju un juristu.

Piemērs: studijas ārvalstīs

Pieņemsim, ka students no Latvijas vēlas stāties universitātē Vācijā. Universitāte prasa:

• vidusskolas atestātu un sekmju izrakstu,
• tulkojumu vācu vai angļu valodā,
• notariālu tulkojuma apliecinājumu,
• Apostille uz oriģinālā dokumenta vai notariālā akta.

Šādās situācijās bieži nepieciešama arī diplomu tulkošana vai citu izglītības dokumentu tulkošana iesniegšanai ārvalstu augstskolā.

Ja students iesniedz tikai tulkojumu bez notariāla apliecinājuma vai oriģinālu bez apostille, universitāte var dokumentus nepieņemt. Rezultātā tiek zaudēts laiks, un dažkārt pat garām palaists uzņemšanas termiņš. Tāpēc ir svarīgi jau sākumā sakārtot visus soļus pareizā secībā – tulkojums, notāra apliecinājums, apostille.

Piemērs: laulība ārzemēs

Otrs biežs scenārijs – Latvijas pilsonis vēlas noslēgt laulību, piemēram, Itālijā. Vietējā pašvaldība Itālijā pieprasa:

• dzimšanas apliecību,
• izziņu par ģimenes stāvokli (ka persona nav laulībā),
• šo dokumentu tulkojumus itāļu valodā,
• notariāli apliecinātus tulkojumus,
• Apostille uz oriģinālajiem dokumentiem.

Ja kāds no posmiem iztrūkst (piemēram, nav apostille), laulības reģistrācija var tikt atlikta vai dokumenti jāiesniedz atkārtoti. Tāpēc ir vērts savlaicīgi saplānot visu dokumentu sagatavošanu.

Kur Latvijā var saņemt apostille?

Latvijā apostille izsniegšanu nodrošina valsts iestādes, kuras ir pilnvarotas apliecināt konkrētu dokumentu veidu. Parasti tie ir:

• tiesu administrācijas vai attiecīgās ministrijas struktūrvienības (piemēram, dokumentiem, ko izdevušas tiesas vai prokuratūra);
• Ārlietu ministrija (daudziem publiskiem dokumentiem);
• citas kompetentās institūcijas atkarībā no dokumenta veida.

Klientam ne vienmēr ir vienkārši saprast, kur tieši jāgriežas un kādā secībā noformēt gan tulkojumu, gan notariālo apliecinājumu, gan apostille. Tieši tāpēc ir izveidots mūsu pakalpojums apostille un legalizācija, kurā mēs palīdzam sakārtot visus posmus – no tulkojuma līdz dokumenta atzīšanai ārzemēs.

Apostille vai pilna legalizācija?

Apostille ir paredzēts dokumentu atzīšanai starp valstīm, kas pievienojušās Hāgas konvencijai. Ja dokumentu nepieciešams izmantot valstī, kas nav konvencijas dalībniece, bieži būs vajadzīga tā sauktā pilnā legalizācija – sarežģītāka un laikietilpīgāka procedūra ar vairākiem posmiem (piemēram, notārs, Ārlietu ministrija, attiecīgās valsts vēstniecība). Plašāku skaidrojumu par šo atšķirību atradīsiet mūsu rakstā “Apostille un legalizācija”.

Tāpēc vienmēr jāpievērš uzmanība tam, kādā valstī dokuments tiks izmantots. Dažreiz prasības atšķiras pat starp vienas valsts dažādām iestādēm.

Kā praktiski rīkoties, ja nepieciešams apostille?

Lai nepazaudētu laiku un izvairītos no kļūdām, ieteicams rīkoties šādā secībā:

1. Noskaidrot pie saņēmējinstitūcijas (universitāte, pašvaldība, darba devējs, tiesa u.c.), kādi dokumenti nepieciešami un kādā veidā – oriģināli, kopijas, tulkojumi, notariāls apliecinājums, apostille.
2. Sazināties ar profesionālu tulkošanas biroju, kas var sagatavot tulkojumus un palīdzēt ar notariālo apliecinājumu un apostille noformēšanu.
3. Savākt visus oriģinālos dokumentus un pārbaudīt, vai tie ir derīgi (piemēram, izziņām bieži ir derīguma termiņš).
4. Sagatavot tulkojumus, noformēt notariālo apliecinājumu un pēc tam kārtojot apostille attiecīgajā iestādē.

Šāda pieeja ļauj izvairīties no situācijas, kad dokuments atgriežas no ārvalstīm ar piezīmi “nav noformēts atbilstoši prasībām”.

Kopsavilkums

Apostille ir būtiska starptautiskās dokumentu aprites sastāvdaļa. Tas apliecina dokumenta formālo īstumu un ļauj to izmantot citās Hāgas konvencijas dalībvalstīs. Bieži ar parastu notariālu apliecinājumu ārvalstīm nepietiek – nepieciešams arī apostille, īpaši ja dokumentiem ir juridiskas sekas: studijas, darbs, laulība, uzņēmējdarbība, mantojuma vai tiesu lietas.

Lai gan teorētiski visu var noformēt pašam, praksē daudzi klienti izvēlas uzticēt šo procesu profesionālam tulkošanas birojam. Littera24 tulkošanas birojs palīdz gan ar notariāli apliecinātiem tulkojumiem, gan ar apostille un legalizācijas noformēšanu. Tas ietaupa laiku, samazina kļūdu risku un nodrošina, ka dokumenti tiks pieņemti izvēlētajā valstī bez liekām problēmām.